Les étapes de création
De la réflexion...
Quelque soit le cas de figure, création de votre première société, développement de vos activités au Benelux, ré-organisation de votre groupe de société, Prise de participations dans d'autres entreprises, une grande réflexion est à fournir avant de faire quoique ce soit. Il est important d'avoir une bonne visibilité de vos projets afin d'en déterminer la meilleure solution pour sa mise en place. Nous serons extrèmement attentif à vos attentes, votre cahier des charges et vos objectifs. Ainsi nous pourrons vous donner notre avis sur les faisabilités au niveau d'une société luxembourgeoise. Nous passerons en revue le côté fiscal (optimisation de vos impôts), le côté social (optimisation du coût de votre personnel) et le côté commerciale (optimisation de vos marges nettes). Nous déterminerons ainsi les points sur lesquels nous pourrons trouver une optimisation mais également les contraintes liées à vos projets.
...à la concrétisation
Une fois vos projets bien bornés et clairement établis, nous allons pouvoir commencer ensemble à structurer les fondations de votre nouvelle société. Et tout commence par l'élaboration d'un brouillon pour les statuts de la société. Nous allons y détailler les noms des actionnaires, le nom de la société, la répartition des actions, les membres des organes de gestion, le siège social, la date de tenue de l'assemblée générale ordinaire, si nécessaire la présence de commissaire aux comptes, le directoire etc...Concernant le nom de la société, il nous faudra vérifier l'unicité de ce nom au RCS car chaque société doit avoir un nom unique au Luxembourg.
1 - Collecte de documents
Avant de poursuivre, nous collecterons un ensemble de documents qui seront nécessaires aussi bien pour la banque, le notaire que pour nous. Vous trouverez une liste exhaustive des documents requis ici. Ces documents vont servir à faire une identification des bénéficiaires économiques que cela soit des personnes physiques ou des personnes morales. Nous devons toujours connaitre le dernier bénéficiaire physique. Cette démarche est inscrite très clairement dans la circulaire émanant de la CSSF (Commission de Surveillance du Secteur Financier), relative à la lutte contre le blanchiment d'argent et financement du terrorisme. Si vous souhaitez obtenir plus d'information sur ce sujet, nous vous invitons à lire ce document de la CSSF.
2 - Compte bancaire
C'est maintenant que nous allons avoir besoin d'une partie des documents pour procéder à l'ouverture d'un compte bancaire au nom de la future société. Nous allons faire une description détaillée de vos activités, présenter les personnes impliquées et fournir le brouillon des statuts à l'un de nos contacts chez notre partenaire bancaire. Ce dernier va étudier votre dossier puis le soumettre à son service compliance (service en charge d'évaluer si les dossiers sont conformes aux cahiers des charges de la banque). Une fois l'acceptation reçu, le conseiller financier va procéder à l'ouverture du compte afin de procéder au dépôt des fonds nécessaires au capital de la société, à savoir 12.500,- € pour une Sarl [détails concernant une Sàrl], ou 31.000,- € pour une SA [détails concernant une SA].
Les fonds peuvent être apportés de différentes manières : soit en espèces (Il faudra alors un justificatif de provenance des fonds d'une banque par exemple), soit par virement bancaire ou encore par chèque (attention, le délai de traitement des chèques est assez long et des frais sont facturés). Des lors que les fonds sont présents sur le compte bancaire, nous recevrons un certificat de blocage de l'argent pour la société adressé au notaire, justificatif prouvant que le capital social est à la disposition de la société.
3 - Le notaire
Parallèlement à l'ouverture de compte, nous aurons également transmis les mêmes informations au notaire avec lequel nous travaillons afin que son étude puisse rédiger les statuts définitifs de la société et vérifier qu'ils sont conformes à la réglementation luxembourgeoise. Le notaire est le seul professionnel au Luxembourg autorisé à constituer une société (ceci est valable pour les sociétés commerciales et financières).
Une fois les statuts rédigés, nous fixerons ensemble un rendez vous pour vous présenter par devant le notaire afin de signer les statuts afin que le notaire puisse ensuite envoyer l'ensemble des documents aux administrations en charge de la gestion des sociétés en particulier le Registre de Commerce des Sociétés (RCS). Après signature, le notaire nous remettra un certificat de déblocage des fonds du capital social à remettre à la banque pour que la société puisse immédiatement disposer de ses liquidités.
Félicitations !
C'est fait ! Votre société est constituée. Elle existe officiellement. Naturellement notre travail n'est pas encore terminé car même si juridiquement parlant votre société est existante, elle n'est pas encore prête pour commercer. Il faudra maintenant patienter environ 2 semaines pour que cette dernière soit enregistrée au RCS avec un numéro d'identification. Les opérations à suivre sont : la demande d'inscription initiale au régime de la TVA Intracommunautaire, la demande d'une autorisation d'établissement pour commercer et l'affiliation au Centre Commun de la Sécurité Sociale. Vous trouverez toutes les informations en suivant les liens de chaque page.