La mise en place
Une bonne gestion de votre société commence avant même sa mise en activité. Dès la création...
Nous allons essayer d'attirer votre attention sur quelques points qu'il faut toujours garder à l'esprit pour assurer la pérénité de votre entreprise. nous allons commencer par quelques idées reçues qu'il faut absolument abandonner !
Société fictive ou boite aux lettres
C'est malheureusement l'idée la plus communément acquise!
Maintenant que j'ai une société au Luxembourg, je ne vais plus payer d'impôt
FAUX !!!
Le Luxembourg n'est pas un paradis fiscal, mais un pays qui possède une fiscalité modérée. Si vous cherchez à ne plus payer d'impôt, passez votre chemin et aller voir du côté des sociétés offshore. Sachez quand même qu'aujourd'hui, ne pas payer un minimum d'impôt relève de l'utopie! Les sociétés luxembourgeoises sont pleinement imposables. Cependant, la fiscalité est moins lourde que certains autres pays voisins.
Pour mes activités commerciales, je n'ai pas besoin de bureau, mais juste une domiciliation boite aux lettres car soit je travaille de chez moi, soit je suis très souvent en déplacement.
FAUX !!!
Une société commerciale doit avoir obligatoirement un bureau physique, privatif et qui permet de poursuivre l'activité commerciale définie dans l'objet social de la société. Ce point est très clairement défini dans la loi relative à l'établissement au Luxembourg du 02 septembre 2011. A défaut, vous exercerez en toute illégalité car vous ne serez pas en mesure d'obtenir votre autorisation d'établissement pour exercer des activités au Luxembourg.
De nombreuses personnes ont interprété cette obligation d'avoir un bureau physique comme une punition car évidemment cela engendre des frais plus conséquents qu'une simple domiciliation. De notre point vue, nous considérons que c'est quelque chose de bénéfique pour le client. Dans grands nombres de cas, l'activité commerciale de la société a lieu dans un pays voisin, peut-être même dans le pays ou vous résidez actuellement. Or, les administrations fiscales des pays voisins ont une facheuse tendance à vouloir imposer tout ce qui se passe sur leur territoire. Le premier angle d'attaque est généralement la requalification de l'établissement stable de votre entreprise, à savoir qu'ils vont essayer de démontrer que vous gerez votre société depuis chez vous (comme dans notre exemple). Pour avoir le maximum d'éléments à charge, les administrations feront une demande de coopération européenne au Luxembourg afin que ce dernier puisse véritablement constater l'existence (ou non) de la société. Si les administrations luxembourgeoises viennent vérifier votre société et qu'elles s'apercoivent que le siège social est dans un centre domiciliataire ou même que votre bureau est systématiquement fermé, elles feront le nécessaire d'une part pour redresser et fermer votre société et d'autre part transmettront l'information comme quoi elles n'ont constaté aucune activité locale de la société.
Pour défendre la réalité économique de votre société au Luxembourg, il ne suffit pas d'avoir simplement un bureau même dans un centre d'affaires. il faut faire véritablement vivre cette société. Et cela implique plusieurs choses. Premièrement, avoir évidemment l'ensemble des documents dans son bureau mettant en évidence l'activité réelle de la société. Deuxièmement, le dirigeant de l'entreprise doit être régulièrement présent au Luxembourg pour effectuer toutes les opérations de gestion courante comme l'envoi des factures, le paiement des fournisseurs, le développement marketing, l'organisation des réunions etc...En faisant tout cela, qui en fin de compte reflète une vraie activité, vous construisez de la consistance à votre structure, éléments déterminants en cas de contrôle administratif.
Les bons réflexes
Une bonne gestion n'est pas quelque chose que l'on doit faire ponctuellement, mais bien tout au long de la vie de votre entreprise. Naturellement, il faut prendre en considération la taille de la structure pour adopter la bonne organisation. Une grosse entreprise pourra mettre plus de moyens à sa disposition que la petite entreprise embauchant une personne. Pour les gros projets avec vocation au développement à l'international, nous conseillerons fortement la mise en place de salariés pour assurer le suivi des opérations journalières. Avoir une société au Luxembourg implique une organisation et des frais afférents à cette organisation, mais il faut un minimum de consistance pour assurer la cohérence des montages. Il est inconcevable de voir encore actuellement des sociétés qui font transiter des centaines de millions d'euros par le Luxembourg et qui louent un bureau de 5 m² sans personne à l'intérieur...
Il est important de définir une personne qui sera en charge de la gestion journalière. Cette personne devra venir aussi régulièrement que possible au bureau afin de gérer le courrier, mettre à jour les documents de la société avec les devis clients, fournisseurs, les factures d'achats et de ventes, qui s'occupera de la gestion du téléphone, de préparer les documents pour la comptabilité etc...
Je m'occuperai des dosssiers administratifs plus tard car je n'ai pas le temps, je dois développer mes activités commerciales.
Dans les entreprises de petites et moyennes tailles, on constate souvent que le dirigeant ou le chef d'entreprise va consacrer en priorité son temps au développement commercial plutôt qu'à la tenue de ses dossiers administratifs et c'est tout naturel. Mais c'est un piège à éviter. Car au Luxembourg comme dans les autres pays d'Europe, il y a un calendrier administratif à respecter avec le dépôt de déclaration à faire accompagner d'un certain nombres de publication. Or si les documents ne sont pas à jour, votre expert-comptable ne sera pas en mesure de faire le nécessaire ce qui entrainera des amendes infligées par les différentes administrations comme les Contributions Directes (IS) ou l'Enregristrement et les Domaines (TVA). Si vous cumulez un trop grand nombre d'amendes, outre le fait que cela va vous coûter cher, cela va surtout déclencher des alertes sur votre société qui peuvent déboucher sur un contrôle de la comptabilité, ce qui croyez nous vous fera perdre beaucoup plus de temps et d'argent que si les documents avaient été traités en temps et en heure.
N'hésitez pas à prendre contact avec nous pour de plus amples renseignements.
